PIF erstellen für Kosmetik
Bereite deine Produktinformationsdatei aus Rezeptur, Produktangaben und Nachweisen vor. INCIkit verbindet getrennte PIF-/CPSR-Unterlagen mit einer festen Berechnungsgrundlage und macht Quellen, Originalanlagen und offene Angaben nachvollziehbar.
PIF-Unterlagen
Unterlagen strukturiert vorbereiten
Beispielprodukt: Gesichtscreme
- Produktbeschreibung
- Vorhanden
- CPSR-Vorarbeit
- Vorhanden
- Herstellungsmethode
- Vorhanden
- Stabilitätsnachweis
- Offen
- Toxikologisches Profil
- Offen
Beispiel: 3 von 5 Unterlagen vorhanden. Vorhandene Angaben ersetzen keine fachliche Prüfung.
Was ist ein PIF?
Die Product Information File (PIF) ist die gesetzlich vorgeschriebene Produktdokumentation für jedes kosmetische Produkt in der EU. Sie ist geregelt in Art. 11 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009.
Die PIF muss für das Produkt vollständig und für die zuständige Behörde zugänglich sein. Sie ist zehn Jahre ab dem Inverkehrbringen der letzten Charge dieses kosmetischen Produkts aufzubewahren. Eine vorhandene PDF-Datei allein belegt weder Vollständigkeit noch eine abgeschlossene fachliche Bewertung.
Welche Inhalte ein PIF enthalten muss
Art. 11 der EU-Kosmetikverordnung definiert fünf Pflichtbestandteile. Jeder einzelne ist für die Verkehrsfähigkeit des Produkts erforderlich.
Produktbeschreibung
Name, Verwendungszweck, Darreichungsform und Kennzeichnung des Produkts.
Sicherheitsbewertung (CPSR)
Toxikologische Bewertung durch qualifizierte Fachperson — Teil A und Teil B.
Herstellungsbeschreibung
GMP-konforme Dokumentation des Herstellungsprozesses nach ISO 22716.
Nachweis der Wirkung
Belege für ausgelobte Wirkungen (Claims) durch Tests oder Studien.
Daten zu Tierversuchen
Angaben zu einschlägigen Tierversuchen und ihren Grundlagen; fehlende Angaben sind kein bestätigter Negativnachweis.
Typische Fehler beim PIF
Diese Fehler führen in Audits regelmäßig zu Beanstandungen — und sind mit der richtigen Struktur leicht vermeidbar.
Unterlagen prüfen
Beispielhafte Prüfpunkte
CPSR-Unterlagen abstimmen
Externen Sicherheitsbericht und ergänzende Nachweise zusammenstellen.
Stabilitätsnachweis prüfen
Vorliegende Unterlagen mit dem aktuellen Produktstand abgleichen.
Herstellungsmethode dokumentieren
Beschreibung und Herstellungsunterlagen ergänzen.
Unterlagen geordnet. Für die Abstimmung vorbereitet.
Fehlende Dokumente
Sicherheitsbewertung oder Stabilitätsdaten fehlen — häufigster Grund für Beanstandungen.
Falsche Struktur
Dokumente sind unstrukturiert abgelegt, Zusammenhänge zwischen Rezeptur und Bewertung fehlen.
Keine Chargenprotokolle
Mischprotokolle fehlen oder sind unvollständig — die Rückverfolgbarkeit ist nicht gewährleistet.
Veraltete Sicherheitsbewertung
Rezeptur wurde geändert, aber der CPSR nicht aktualisiert — PIF ist damit ungültig.
PIF-Unterlagen mit nachvollziehbaren Anlagen
Die folgenden Bereiche zeigen, wie du Hauptdokumente und ergänzende Nachweise zusammenführst. Ihre Verfügbarkeit und fachliche Eignung prüfst du für das konkrete Produkt; die Gliederung allein bestätigt keine vollständige Akte.
- 01Produktbeschreibung & Kennzeichnung
- 02Qualitative & quantitative Zusammensetzung
- 03Zugehöriger CPSR (Teil A/B) und vollständige Berechnungsanlage
- 04Tatsächliche Stabilitäts-, Mikrobiologie- und Verpackungsnachweise
- 05Herstellungsverfahren und getrennte GMP-Nachweise
- 06Passende Wirkungsnachweise und offene Claims-Grundlagen
- 07Dokumentierte Angaben zu Tierversuchen
- 08Tatsächlicher externer CPNP-Nachweis, soweit vorhanden
- 09Produktionsprotokolle und konkret zugeordnete Chargennachweise
- 10Etikettfassung, Quellenregister und tatsächlich beigefügte Originale
Wie INCIkit beim PIF hilft
INCIkit ist die Software für Kosmetikhersteller, die ihre PIF-Dokumentation strukturiert und digital verwalten wollen.
PIF-Dokumentation
- Externes CPSR-Dokument
- Vorhanden
- Rezeptur und INCI-Deklaration
- Vorhanden
- Stabilitätsbericht
- Vorhanden
- Toxikologisches Profil
- Offen
Beispiel: 3/4 vorhanden
Rezepturbezogene PIF-Dokumentation als PDF exportieren. Externe Nachweise bleiben eigenständige Unterlagen.
Vom Berechnungsstand zum Originalnachweis
- Berechnungsstand
- Neue EU-Fassungen verbinden getrennte PIF- und zugehörige CPSR-Dokumente mit derselben gespeicherten Grundlage. Die vollständige eingefrorene Berechnungsanlage hält Rechenwerte, Bedingungen und offene Befunde fest.
- Quelle und Fundstelle
- Das Quellen- und Anlagenverzeichnis unterscheidet beigefügte Originale, nur referenzierte Quellen und nicht verfügbare Dateien. Eine Quellenangabe allein bedeutet noch nicht, dass das Original im Paket liegt.
- Original und LOT
- Prüfe, ob der Nachweis zum Rohstoff, Liefermaterial oder zu einer bestimmten Rohstoffcharge gehört. Ein chargenbezogener CoA belegt nicht automatisch spätere Lieferungen oder jede Rezeptur.
Gespeicherte Fassungen behalten ihre Daten und Dateien. Neue Grundlagen verlangen eine bewusst erstellte neue Fassung. Fehlende Produktprüfungen, Bewerterangaben oder Unterschriften bleiben offen; ein erzeugtes Dokument ist keine fachliche Freigabe. Die feste EU-PIF-/CPSR-Vorlage ist derzeit deutsch.
Dokumenttypen und Tarifumfang ansehenRezepturverwaltung
Alle Rezepturen zentral verwalten — Zutaten, Mengen und INCI automatisch verknüpft.
Mischprotokoll-Generator
Vollständige Chargenprotokolle mit Soll/Ist-Dokumentation per Knopfdruck.
Chargenrückverfolgung
Jede Charge mit LOT-Nummer, Rohstoff-Chargen und Herstellungsdatum nachvollziehbar.
Getrennte Aktenunterlagen
PIF und zugehörigen CPSR mit vollständiger eingefrorener Berechnungsanlage aus derselben Grundlage erzeugen.
Quellen und Originale
Beigefügte, nur referenzierte und nicht verfügbare Originalnachweise im Quellen- und Anlagenverzeichnis unterscheiden.
Feste Fassungen erhalten
Gespeicherte Datenstände und Dateien erhalten. Neue Grundlagen bewusst in einer neuen Fassung bearbeiten.
Im Arbeitsalltag
Ausgewählte Produktunterlagen weitergeben
Stelle eine feste Übergabeversion aus ausgewählten Dateien, optional der aktuellen Rezeptur und einer gespeicherten Etikettversion zusammen. Rückfragen und Empfang bleiben nachvollziehbar; eine Empfangsbestätigung ist keine fachliche Freigabe.
Zugriff nur für die bestätigte Empfängeradresse. Der Link allein reicht nicht aus.
Dein einfachster Einstieg in INCIkit
Wir zeigen dir per E-Mail, wie du in wenigen Minuten deine erste Produktion dokumentierst — Schritt für Schritt.
Erstelle deinen PIF strukturiert mit INCIkit
Verbinde Rezeptur, Produktangaben und passende Nachweise für deine PIF-Vorbereitung. 14 Tage kostenlos innerhalb der Testlimits, ohne Kreditkarte.